Wil jij starten als virtual assistant? Dan ben je hier aan het juiste adres! In deze blog deel ik namelijk de beste tools die onmisbaar zijn voor elke VA (virtual assistant) ondernemer! Hierbij zal ik het hebben over: Notion, Moneybird, Google Drive, Calendly, Canva, Google kalender en tools om social media content in te plannen. Aan de hand van de tips in dit artikel kun jij makkelijker en efficiรซnter werken. 

Notion, de toolbox voor al jouw taken! 

Notion is dรฉ toolbox waar je alles in kunt plannen en bewaren. Denk maar eens aan data, zoals belangrijke notities en documenten, administratie, aankomende projecten en noem het maar op. Met deze handige tool heb jij alles overzichtelijk op รฉรฉn plek staan! Daarnaast heb je keuze uit allerlei templates, zodat het er ook nog eens leuk uitziet. 

Wat Notion anders maakt dan andere planning tools is de mogelijkheid om binnen een pagina weer nieuwe paginaโ€™s aan te maken. Hierdoor kun je voor jezelf een fijne structuur aanbrengen. Ook intern linken naar andere paginaโ€™s is mogelijk! Zo kun je altijd eenvoudig vinden wat je nodig hebt. Goed om te weten: starten met deze tool doe je binnen een paar klikken met je Google-account. Je hoeft dus geen nieuw account aan te maken waarbij je eerst een reeks aan gegevens dient in te vullen. Fijn toch? 

Moneybird, voor een overzichtelijke boekhouding

Ben jij op zoek naar een goed systeem voor je boekhouding? Dan is Moneybird zeker een aanrader! Dit is namelijk een gebruiksvriendelijk programma, waarmee je inzicht krijgt in de administratieve zaken van jouw business. Zo kun je onder andere:

  • Je uren bijhouden (per project).
  • Offertes aanmaken.
  • Facturen versturen.
  • Inkoopfacturen boeken.

Vul je inkomsten en uitgaven in, en Moneybird werkt automatisch je balans bij. Ook wordt de omzet en btw die je moet betalen automatisch berekend. Hierdoor krijg jij in een handomdraai inzicht in de financiรซle situatie van jouw onderneming. Moneybird maakt boekhouding eenvoudig en zelfs leuk!

Google Drive, voor een prettige samenwerking  

Als je gebruik maakt van Google Drive werk je vanaf de cloud. Dit betekent dat je eigen computer niet vol staat met tientallen gigabytes aan documenten. Al je werk is verzameld op รฉรฉn overzichtelijke plek. Als virtual assistant werk je natuurlijk samen met je opdrachtgever. Door de optie โ€œdelenโ€ te gebruiken in Google Drive, kunnen jullie samen tegelijkertijd het document bewerken. Dit is erg handig, want het scheelt mailverkeer en zorgt voor duidelijkheid. Als je de Google Drive app download is het zelfs mogelijk om aanpassingen te doen op je mobiel! Zo kun jij werken waar en wanneer je wil.ย 

Nog meer voordelen op een rij:

  1. Gratis opslagruimte: Google Drive biedt 15 GB gratis opslagruimte aan alle gebruikers. Dit is een ruime hoeveelheid opslagruimte voor het opslaan van documenten, foto’s en video’s.
  2. Toegankelijkheid: je kunt toegang krijgen tot je bestanden vanaf vrijwel elk apparaat met internettoegang, inclusief computers, smartphones en tablets. Er is ook een desktop-app voor naadloze integratie met je computer.
  3. Synchronisatie: Google Drive synchroniseert je bestanden automatisch tussen al je apparaten. Dit betekent dat wanneer je een bestand opent of bewerkt op รฉรฉn apparaat, de wijzigingen automatisch worden doorgevoerd op al je andere apparaten.
  4. Samenwerking: je kunt eenvoudig bestanden delen met anderen en samenwerken aan documenten in realtime. Dit is handig voor zowel zakelijke als persoonlijke projecten.
  5. Veiligheid: Google Drive maakt gebruik van beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling en tweestapsverificatie om je bestanden te beschermen. Bovendien maakt het regelmatig back-ups van je gegevens.

Calendly, makkelijk meetings inplannen! 

Als virtual assistant komt het zeker voor dat je online meetings gaat plannen. Calendly maakt dit heel eenvoudig. Deze tool is namelijk speciaal ontwikkeld voor het inplannen van afspraken. Zo kun je bijvoorbeeld een gepersonaliseerde uitnodiging sturen, waarbij de genodigde zelf een beschikbare datum en tijd kan kiezen. Daarnaast is het ook mogelijk om een online agenda te maken die je kunt delen op je website. Als de datum of tijd van de afspraak wordt gewijzigd (via bijvoorbeeld je Google Agenda), stuurt het programma automatisch een mail met de aangepaste gegevens. Met de Calendly tool kun je gemakkelijk al jouw afspraken plannen!

Canva, voor het creรซren van content 

Als je content gaat creรซren voor een opdrachtgever wil je dit natuurlijk maken in een handig systeem. Hiervoor is Canva ideaal! Om te werken met deze online tool hoef je zeker geen grafisch designer te zijn. Het programma heeft een enorm fijne gebruiksgemak, waardoor je het maken van ontwerpen snel onder de knie krijgt! Met Canva creรซer je onder andere de mooiste presentaties en social media posts. Ook in dit systeem kun je samenwerken door een team aan te maken met je opdrachtgever. Designs maken? Just do it. Canva is geweldig! 

Google kalender, al je afspraken in รฉรฉn oogopslag!

Als je werkt in Google Drive kun je automatisch gebruik maken van Google kalender. Dit wordt ook wel โ€œGoogle Agendaโ€ genoemd. Hierin is het mogelijk om je afspraken te plannen, maar ook je werkzaamheden. Het handige aan deze agenda is dat je een maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks overzicht hebt van je geplande activiteiten. Je zal geen afspraken vergeten, want je kunt namelijk instellen dat je herinneringen krijgt. Daarnaast kun jij je planning delen met anderen, maar ook synchroniseren met tools als Calendly en Notion. Met Google kalender maak jij in een handomdraai een overzichtelijke planning!

Planning tools voor social media

Ga jij als virtual assistant aan de slag met de social media kanalen van je opdrachtgever? Gebruik dan tools die het plaatsen makkelijk maken! Als je content hebt gecreรซerd in Canva is het fijn om dit alvast in te plannen. In het onderstaande rijtje vind je een aantal handige social media planning tools:

1. OnlyPult.
2. Hootsuite.
3. Later.
4. SEMrush.

Ga efficiรซnt en effectief aan het werk door gebruik te maken van de genoemde tools. Wil je meer handige tips ontdekken voor jou als virtual assistant? Lees dan bijvoorbeeld het artikel โ€˜Jouw tarief bepalen als virtual assistantโ€™ of โ€˜Virtual assistant worden of mee samenwerken? Dit moet je weten!โ€™
Kan je niet wachten en wil je direct aan de slag gaan als va? Neem dan eens een kijkje bij mijn va intensive voor meer informatie!

Huddle

Wil je makkelijk online programma’s en leeromgevingen maken? Dan is Huddle het ideale programma om daarmee te starten. Vergeet alle technische aspecten, maar focus je op wat belangrijk is. Jouw cursus!

> Ga direct naar huddle.

Plug and pay

Handige software om heel gemakkelijk betaalpagina’s te maken om bijvoorbeeld je eigen templates, ebooks, cursussen en masterclasses te verkopen. 

> Probeer plug and pay gratis!

Boeken voor virtual assistants

> Master your Mindset 

> Profit First

Handige gadgets
> Ringlamp voor laptop Videobellen

> Monday Journal (krijgt elke coach klant cadeau) bewustwording