Wil jij starten als virtual assistant? Dan ben je hier aan het juiste adres! In deze blog deel ik namelijk de beste tools die onmisbaar zijn voor elke VA (virtual assistant) ondernemer! Hierbij zal ik het hebben over: Notion, Moneybird, Google Drive, Calendly, Canva, Google kalender en tools om social media content in te plannen. Aan de hand van de tips in dit artikel kun jij makkelijker en efficiënter werken. 

Notion, de toolbox voor al jouw taken! 

Notion is dé toolbox waar je alles in kunt plannen en bewaren. Denk maar eens aan data, zoals belangrijke notities en documenten, administratie, aankomende projecten en noem het maar op. Met deze handige tool heb jij alles overzichtelijk op één plek staan! Daarnaast heb je keuze uit allerlei templates, zodat het er ook nog eens leuk uitziet. 

Wat Notion anders maakt dan andere planning tools is de mogelijkheid om binnen een pagina weer nieuwe pagina’s aan te maken. Hierdoor kun je voor jezelf een fijne structuur aanbrengen. Ook intern linken naar andere pagina’s is mogelijk! Zo kun je altijd eenvoudig vinden wat je nodig hebt. Goed om te weten: starten met deze tool doe je binnen een paar klikken met je Google-account. Je hoeft dus geen nieuw account aan te maken waarbij je eerst een reeks aan gegevens dient in te vullen. Fijn toch? 

Moneybird, voor een overzichtelijke boekhouding

Ben jij op zoek naar een goed systeem voor je boekhouding? Dan is Moneybird zeker een aanrader! Dit is namelijk een gebruiksvriendelijk programma, waarmee je inzicht krijgt in de administratieve zaken van jouw business. Zo kun je onder andere:

  • Je uren bijhouden (per project).
  • Offertes aanmaken.
  • Facturen versturen.
  • Inkoopfacturen boeken.

Vul je inkomsten en uitgaven in, en Moneybird werkt automatisch je balans bij. Ook wordt de omzet en btw die je moet betalen automatisch berekend. Hierdoor krijg jij in een handomdraai inzicht in de financiële situatie van jouw onderneming. Moneybird maakt boekhouding eenvoudig en zelfs leuk!

Google Drive, voor een prettige samenwerking  

Als je gebruik maakt van Google Drive werk je vanaf de cloud. Dit betekent dat je eigen computer niet vol staat met tientallen gigabytes aan documenten. Al je werk is verzameld op één overzichtelijke plek. Als virtual assistant werk je natuurlijk samen met je opdrachtgever. Door de optie “delen” te gebruiken in Google Drive, kunnen jullie samen tegelijkertijd het document bewerken. Dit is erg handig, want het scheelt mailverkeer en zorgt voor duidelijkheid. Als je de Google Drive app download is het zelfs mogelijk om aanpassingen te doen op je mobiel! Zo kun jij werken waar en wanneer je wil. 

Calendly, makkelijk meetings inplannen! 

Als virtual assistant komt het zeker voor dat je online meetings gaat plannen. Calendly maakt dit heel eenvoudig. Deze tool is namelijk speciaal ontwikkeld voor het inplannen van afspraken. Zo kun je bijvoorbeeld een gepersonaliseerde uitnodiging sturen, waarbij de genodigde zelf een beschikbare datum en tijd kan kiezen. Daarnaast is het ook mogelijk om een online agenda te maken die je kunt delen op je website. Als de datum of tijd van de afspraak wordt gewijzigd (via bijvoorbeeld je Google Agenda), stuurt het programma automatisch een mail met de aangepaste gegevens. Met de Calendly tool kun je gemakkelijk al jouw afspraken plannen!

Canva, voor het creëren van content 

Als je content gaat creëren voor een opdrachtgever wil je dit natuurlijk maken in een handig systeem. Hiervoor is Canva ideaal! Om te werken met deze online tool hoef je zeker geen grafisch designer te zijn. Het programma heeft een enorm fijne gebruiksgemak, waardoor je het maken van ontwerpen snel onder de knie krijgt! Met Canva creëer je onder andere de mooiste presentaties en social media posts. Ook in dit systeem kun je samenwerken door een team aan te maken met je opdrachtgever. Designs maken? Just do it. Canva is geweldig! 

Google kalender, al je afspraken in één oogopslag!

Als je werkt in Google Drive kun je automatisch gebruik maken van Google kalender. Dit wordt ook wel “Google Agenda” genoemd. Hierin is het mogelijk om je afspraken te plannen, maar ook je werkzaamheden. Het handige aan deze agenda is dat je een maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks overzicht hebt van je geplande activiteiten. Je zal geen afspraken vergeten, want je kunt namelijk instellen dat je herinneringen krijgt. Daarnaast kun jij je planning delen met anderen, maar ook synchroniseren met tools als Calendly en Notion. Met Google kalender maak jij in een handomdraai een overzichtelijke planning!

Planning tools voor social media

Ga jij als virtual assistant aan de slag met de social media kanalen van je opdrachtgever? Gebruik dan tools die het plaatsen makkelijk maken! Als je content hebt gecreëerd in Canva is het fijn om dit alvast in te plannen. In het onderstaande rijtje vind je een aantal handige social media planning tools:

1. OnlyPult.
2. Hootsuite.
3. Later.
4. SEMrush.

Ga efficiënt en effectief aan het werk door gebruik te maken van de genoemde tools. Wil je meer handige tips ontdekken voor jou als virtual assistant? Lees dan bijvoorbeeld het artikel ‘Jouw tarief bepalen als virtual assistant’ of ‘Virtual assistant worden of mee samenwerken? Dit moet je weten!’
Kan je niet wachten en wil je direct aan de slag gaan als va? Neem dan eens een kijkje bij mijn va intensive voor meer informatie!